Tenue des assemblées générales pendant la crise sanitaire

La loi relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire en date du 31 mai 2021 a prorogé le régime dérogatoire de tenue des assemblées générales jusqu’au 30 septembre 2021.

Aux termes de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (l’« Ordonnance »), plusieurs adaptations exceptionnelles et temporaires ont été apportées aux règles de réunion et de délibération des assemblées générales d’associés afin de permettre auxdites assemblées de continuer à exercer leur mission malgré la crise sanitaire et les mesures restrictives prises pour y répondre.

Ces mesures exceptionnelles s’appliquent à toutes les personnes morales, ainsi qu’aux entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et pour tous types d’assemblées.

La loi n°2021-689 du 31 mai 2021 a prorogé certaines de ces mesures jusqu’au 30 septembre 2021, sans les modifier.

Absence de prorogation du délai d’établissement et d’approbation des comptes annuels

L’article 3 de l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 avait prorogé les délais prévus par la loi ou les statuts pour l’établissement, la présentation et l’approbation des comptes.

Ces dispositions ne sont applicables qu’en ce qui concerne les comptes et semestres clôturés jusqu’au 10 août 2020, soit un mois après la date de cessation du premier état d’urgence sanitaire. Il n’y a pas eu sur ce point prorogation de l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020.

Néanmoins, la prolongation du délai d’approbation des comptes annuels peut toujours être sollicitée au moyen d’une requête formulée auprès du président du tribunal de commerce compétent.

Convocation à l’assemblée générale

Le dispositif spécial de tenue des assemblées générales pendant la crise sanitaire ne prévoit pas de dispositions particulières relatives à l’envoi des convocations par voie de courrier électronique. En conséquence, il convient de respecter les règles de droit commun applicables à chaque forme sociale.

Tenue de l’assemblée générale

Les assemblées générales peuvent se dérouler sous l’une ou l’autre des modalités suivantes, y compris lorsque celles-ci ne sont pas prévues par les statuts, sous réserve de remplir les conditions y afférentes :

• En présentiel, dans des conditions permettant le respect des mesures d’hygiène et de distanciation sociale ;

• À huis clos (article 4 de l’Ordonnance), sous réserve de remplir les deux conditions suivantes :
• Une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires doit faire obstacle à la présence physique des associés à l’assemblée (il est possible de se placer, au choix, à la date de la convocation ou à celle de la réunion pour déterminer si cette condition est satisfaite) ; et
• L’assemblée doit se tenir pendant la durée d’application de l’Ordonnance, c’est-à-dire jusqu’au 30 septembre 2021 ;

• Via une consultation écrite (article 6 de l’Ordonnance), cette modalité n’étant soumise à aucune condition tenant à l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Lorsqu’il est prévu de tenir l’assemblée en présentiel ou à huis clos, il est possible de permettre aux membres de l’assemblée d’y participer :

• Par conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 5 de l’Ordonnance), cette modalité n’étant soumise à aucune condition tenant à l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. Toutefois, le recours à ce mode de participation suppose de disposer de moyens techniques adéquats. Ces moyens techniques doivent satisfaire à certaines conditions et notamment :
• Permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
• Transmettre au moins la voix des participants ; et
• Permettre la retransmission continue et simultanée des débats ;

• Via un vote par correspondance (article 6-1 de l’Ordonnance), cette modalité n’étant soumise à aucune condition tenant à l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Le choix entre les différentes modalités de tenue de l’assemblée générale appartient aux dirigeants de la société.

Même si tout ou partie des formalités de convocation à l’assemblée ont déjà été accomplies, il reste possible pour les dirigeants de modifier les modalités de tenue de celle-ci, sous réserve d’en informer les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée (article 7 de l’Ordonnance). Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

S’agissant enfin des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, le décret n°2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants desdites entités en raison de l’épidémie de COVID-19, actuellement en vigueur jusqu’au 31 juillet 2021, devrait également faire prochainement l’objet d’une prorogation jusqu’au 30 septembre 2021.

A rapprocher : Loi n°2021-689 du 31 mai 2021, article 8 ; Ordonnance n°2020-321, 25 mars 2020 ; Décret n°2020-418, 10 avril 2020 ; Ministère de l’économie, des finances et de la relance, Foire aux questions, 7 juin 2021